Przygotuj się i wykorzystaj szanse jaką daje obowiązek rejestrowania faktur w KSeF
Przeczytaj, dzięki temu dowiesz się w jaki sposób e-faktura wpłynie na działalność Twojej firmy w różnych jej wymiarach. Dodatkowo będziesz mógł świadomie zdecydować jakie kroki są niezbędne, żeby Twoje przedsiębiorstwo dobrze się przygotowało do nowego obowiązku związanego z procesem fakturowania. Być może będzie to dla Ciebie rewolucja, ale nie zapominaj, że może to też być szansa na dokonanie pewnych usprawnień i wprowadzenie automatyzacji do procesów wewnątrz Twojej firmy.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz od kiedy i dla kogo jest obligatoryjny
Krajowy System e-Faktur, w skrócie często określany jako KSeF, jest to kolejny ogólnopolski system teleinformatyczny. Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana (e-faktura) przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. [1]
Wartym jest podkreślenia fakt, że za fakturę ustrukturyzowaną uznaje się jedynie fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Od dnia 1 stycznia 2022 r. istnieje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako rozwiązanie dobrowolne. Na ten moment faktury ustrukturyzowane (e-faktury) funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania zawieranych transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych (np. w formacie PDF wysyłanych w wiadomości e-mail).
W dniu 16 czerwca 2023 r. Sejm RP uchwalił ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw dotyczącą wprowadzenia obligatoryjnego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur.
Od dnia 1 lipca 2024 r. obligatoryjne e-fakturowanie obejmie zasadniczo czynnych podatników VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce na rzecz wszystkich podatników (w tym podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo).
Od dnia 1 stycznia 2025 r. zostanie wprowadzony obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez podatników korzystających z tzw. zwolnienia podmiotowego (ze względu na wielkość sprzedaży do 200 tys. zł) lub przedmiotowego (wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. lub przepisów wykonawczych).
Co istotne z obowiązkowego wystawiania i przyjmowania faktur ustrukturyzowanych wyłączone zostały faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) tzw. faktury konsumenckie.
Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
Obowiązkiem wystawiania i przyjmowania e-faktury nie zostaną objęci podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium Polski. Wystawienie faktury ustrukturyzowanej przez te podmioty będzie fakultatywne. Podatnik nieposiadający siedziby lub stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce będzie wystawiać fakturę poza systemem KSeF.
Co do zasady obowiązkiem wystawiania i przyjmowania faktur ustrukturyzowanych nie zostaną objęci także podatnicy korzystający z procedur szczególnych, za wyjątkiem podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.
Ustawa wprowadza również możliwości fakultatywnego wystawiania przy użyciu systemu KSeF Faktur VAT RR, czyli dokumentów potwierdzających nabycie produktów rolnych oraz usług rolniczych od rolników ryczałtowych (czyli rolników korzystających ze zwolnienia od VAT), oraz faktur korygujących do tych dokumentów, czyli Faktur VAT RR KOREKTA.
Jeśli masz elektroniczny obieg dokumentów finansowych i dotąd rozpoczynał się on od rejestracji dokumentu w formie PDF lub skanu, sprawdź czy masz możliwość importu dokumentów xml i ich wizualizacji. Wtedy będzie możliwy import dokumentów z KSeF do Twojego obiegu. pozwoli to na uniknięcie błędów we wprowadzaniu dokumentów ręcznym czy też przez OCR.
Nie daj się zaskoczyć – o czym warto wcześniej pomyśleć i co sprawdzić
Jeśli jesteś jednym z tych podatników, których obejmie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, ale do tej pory myślałeś, że jakoś to będzie, bo:
- właściwie jest jeszcze dużo czasu do momentu obowiązkowego wdrożenia KSeF
- obecnie korzystam przecież z faktur elektronicznych; wystawiam i otrzymuje faktury w formacie PDF, czy DOC, a czasem nawet wyślę lub odbiorę obrazy zeskanowanych faktur papierowych
- jestem przyzwyczajony do otrzymywania faktur drogą elektroniczną: mailem bądź faksem
- korzystam z systemów księgowych, które umożliwiają automatyczną transmisję faktur elektronicznych za pomocą systemów EDI
- mam dostawcę oprogramowania do fakturowania, któremu płacę (i to niemałe pieniądze) i to po jego stronie leży obowiązek zintegrowania się z Krajowym Systemem e-Faktur
- mam wewnętrzny dział IT i on na pewno zrobi co trzeba, żeby należycie przygotować się na wdrożenie KSeF
- na dobrą sprawę to w ostateczności mogę skorzystać z gotowych bezpłatnych narzędzi KSeF dostarczanych przez Ministerstwo Finansów
- właściwie o co cały ten szum i hałas, jak ja mam tyle innych ważnych spraw do załatwienia
- a co najważniejsze po co teraz nad tym się zastanawiać, jest jeszcze dużo czasu do momentu obowiązkowego wdrożenia KSeF
– Czy na pewno?
Z perspektywy niezależnego dostawcy usług w obszarze zapewniania jakości, który pracował przy wdrożeniu niejednego systemu teleinformatycznego, mówimy: Miej rękę na pulsie i nie czekaj na ostatni moment.
Kluczowe jest zweryfikowanie i zyskanie pewności, że z dniem 1 lipca 2024 Twoja Firma będzie dalej mogła sprawnie funkcjonować w zakresie fakturowania.
– Masz moją uwagę. Więc od czego zacząć?
Nie zostawiaj wszystkiego w rękach dostawcy oprogramowania do fakturowania
Co, jeśli nie uwzględni on specyficznych potrzeb Twojej Firmy (o których ma prawo nie wiedzieć), a w konsekwencji to Ty będziesz miał więcej pracy. Sprawdź już teraz na jakim etapie prac w dostosowaniu oprogramowania do wystawiania faktur jest Twój Partner:
- Czy oferuje bądź w najbliższym czasie będzie oferował możliwość wykonania testów na środowisku testowym lub przedprodukcyjnym (demo) Ministerstwa Finansów? Jeśli TAK nie przegap takiej szansy. Przetestuj integrację z Krajowym Systemem e-Faktur i zgłoś swojemu dostawcy oprogramowania ewentualne błędy bądź uwagi.
- Czy oferuje jedynie możliwość podłączenia się do środowiska produkcyjnego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów? UWAŻAJ tak przesłane faktury ustrukturyzowane mają moc prawną i zostają wprowadzone do obiegu gospodarczego.
- A może odkryjesz, że wcale nie zaczął przygotowań, aby zintegrować się z systemem KSeF. Lub co gorsza nawet tego nie planował!
Powyższe mnie nie dotyczy, w mojej Firmie mam dział IT odpowiedzialny za tego typu wdrożenia
Jak zawsze przy każdego typu wdrożeniach systemów teleinformatycznych niezbędne jest zebranie wymagań biznesowych oraz zaplanowanie i wykonanie odpowiednich testów. Szczególnie istotne wydaje się to w kontekście e-Faktury, jako że wprowadzenie jakiejkolwiek faktury ustrukturyzowanej do obiegu nakłada na wystawcę odpowiedzialność podatkową.
Upewnij się, że jesteś odpowiednio przygotowany, zarówno pod względem dostępności wymaganych osób, czasu, jak i zaplanowanego budżetu. Przemyśl, czy nie potrzebujesz wsparcia niezależnego dostawcy testów, który pomoże Ci zadbać o odpowiednią jakość rozwiązania.
Wystawiam na tyle niewiele faktur, że skorzystam z gotowych bezpłatnych narzędzi Krajowego Systemu e-Faktur
Oczywiście istnieje też taka opcja. Ministerstwo Finansów na ten moment dla takich podatników udostępniło:
- Aplikację Podatnika KSeF, która umożliwia: wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur oraz zarządzanie uprawnieniami
- możliwość korzystania z aplikacji e-mikrofirma, która została zintegrowana z Krajowym Systemem e-Faktur i umożliwia powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych
- dodatkowo w ramach bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez MF sprawdzisz status przetworzenia e-faktury oraz pobierzesz UPO KSeF. Jeśli posiadasz odpowiednie dane o e-fakturze uzyskasz możliwość podglądu faktury bez konieczności logowania (anonimowy dostęp do e-faktury)
Jak widzisz rozwiązania są różne, więc warto skorzystać z okazji i sprawdzić jak będzie wyglądało Twoje fakturowanie po wprowadzeniu obowiązkowego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur, by nie być zaskoczonym. Na szczęście MF zadbało o to abyś mógł odpowiednio wcześnie przetestować działanie systemu i udostępniło swoje narzędzia w wersji testowej i w wersji przedprodukcyjnej (demo).
– Czy to wszystko? Nie wydaje się to, aż tak skomplikowane.
Niestety nie. To dopiero początek, bo różnych aspektów funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur jest wiele i nie wszystkie są oczywiste na pierwszy rzut oka.
Przyjrzyj się swoim wewnętrznym procesom, jak funkcjonowała Firma w zakresie fakturowania do tej pory i miej świadomość jakie potencjalnie zmiany Cię czekają
Każdy najdrobniejszy błąd na e-fakturze będzie wymagał faktury korygującej. Noty korygujące zostaną zlikwidowane.
Zastanów się jakie stosujesz praktyki w przypadku zidentyfikowania pomyłek na fakturach jako wystawca faktury. Jeśli do tej pory jako odbiorca faktury wystawiałeś noty korygujące miej świadomość, że przestaną one mieć jakikolwiek skutek.
Zarejestrowanej faktury ustrukturyzowanej nie da się edytować, podmienić czy usunąć z Krajowego Systemu e-Faktur. Jeśli na wysłanej fakturze pomylisz np. NIP nabywcy, będziesz zobligowany do wystawienia faktury korygującej do zera. W tym przypadku obie faktury (faktura pierwotna i faktura korygująca) będą widoczne przez okres 10 lat na koncie odbiorcy faktury(!).
Czy posiadasz jakieś biznesowe informacje umieszczane do tej pory na fakturach, do których nikt niepowołany nie powinien mieć dostępu
Zweryfikuj jakie informacje umieszczałeś dotychczas na standardowej fakturze, a co było wprowadzane w ramach notatek i opisów w Twoim systemie księgowym. Czy są to jakieś krytyczne informacje, które chciałbyś chronić?
Przemyśl jakie nieobowiązkowe, z punktu widzenia ustawy o podatku VAT, informacje chcesz przekazywać w ramach faktury ustrukturyzowanej.
Zajrzyj do swoich dotychczasowych umów. Zweryfikuj zapisy o sposobie przekazywania i odbierania faktur
Sprawdź jakie masz zapisy w umowach o sposobach przekazywania faktur. Najprawdopodobniej po przejściu na obligatoryjne fakturowanie za pośrednictwem KSeF, część zapisów będzie wymagała zmian i uszczegółowienia. Nie zostawiaj tego tematu na ostatnią chwilę, bo możesz nie zdążyć podpisać stosownych dokumentów.
Pamiętaj, że faktura wystawiona w systemie KSeF zostaje uznana za otrzymaną przez nabywcę już w momencie przydzielenia jej w systemie numeru identyfikującego, pod warunkiem, że odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w taki sposób.
Czy korzystałeś z wypracowanych procedur wewnętrznych w zakresie weryfikacji faktur kosztowych
Przyjrzy się jak wyglądał Twój proces kontroli otrzymanych faktur kosztowych, zanim zostały one opłacone. Czy odbywała się jakaś wewnętrzna weryfikacja dokumentów pod względem zasadności ich otrzymania? Czy taka faktura podlegała kontroli prawidłowości danych w niej zawartych? Przemyśl jak ten proces powinien wyglądać po wdrożeniu obowiązku fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur.
Kto miał uprawnienia do danych rozliczeniowych w ramach Twojej Firmy lub poza nią (np. uprawnienia do samo-fakturowania)
Skontroluj kto z Twoich pracowników miał dostęp do wystawiania faktur w imieniu Twojej Firmy. Czy nadawałeś uprawnienia innym podmiotom do samo-fakturowania?
Zastanów się w jakim zakresie będziesz chciał uprawnić poszczególne podmioty i/lub osoby fizyczne do operacji wykonywanych w KSeF,
W Krajowym Systemie e-Faktur wyróżniamy następujące rodzaje uprawnienia służące do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
- wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych
- wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT (tj. faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika), będących fakturami ustrukturyzowanymi
oraz w jaki sposób podmiot uprawniony będzie mógł się uwierzytelnić w systemie, bo podstawowym wymogiem pozwalającym na skorzystanie z KSeF jest uwierzytelnienie się w systemie za pomocą:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej albo
- podpisu zaufanego albo
- wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się w jeden z powyższych sposobów, ciągu znaków alfanumerycznych (tokenu)
– Czy to koniec zmian i nowości?
Są jeszcze pewne aspekty, o których naszym zdaniem warto wiedzieć, mieć je na uwadze i w miarę możliwości przetestować nowe procedury, zanim zostaną one wdrożone w życie.
Ciekawszymi elementami, nad którymi warto się zastanowić są:
Obowiązek podawania numeru faktury z KSeF przy dokonywaniu płatności za pośrednictwem rachunku bankowego
Obowiązek ten dotyczy zapłaty za faktury wystawione przez podatników VAT czynnych, na rzecz nabywców także będących podatnikami VAT czynnymi i będzie dotyczyć płatności dokonywanych od 1 stycznia 2025 r. W praktyce podawanie numeru faktury z KSeF w tytule przelewu będzie dotyczyć przede wszystkim płatności za pośrednictwem polecenia przelewu lub polecenia zapłaty.
Przemyśl, czy i jaką procedurę wewnętrzną należy zmodyfikować, by spełnić ten obowiązek. Jeśli korzystasz z narzędzi automatycznych do wykonywania przelewów musisz je dostosować do nowych wymogów i przetestować poprawność ich działania.
Zmiany w obowiązku przechowywania faktur
Przedsiębiorcy, którzy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w zasadzie będą zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizowania.
Co zrobić w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, lub jeżeli po naszej stronie coś nie będzie działało (np. w przypadku awarii Internetu)
W przypadku niedostępności systemu KSeF Ministerstwo Finansów zakłada publikację (z odpowiednim wyprzedzeniem) stosownych komunikatów w Biuletynie Informacji Publicznej. W czasie takiej niedostępności podatnicy nie będą mogli wystawiać faktur ustrukturyzowanych i będą zobowiązani do wystawiania ich w trybie awaryjnym. Ministerstwo ma jeszcze w najbliższym czasie opublikować dokładniejsze wytyczne zawierające odpowiednie informacje w tym zakresie.
Jak przekuć obowiązek w realną szansę dla Twojej firmy – nie czekaj zacznij już dziś
Mając na uwadze wszystkie dostępne informacje uważamy, że jeśli odpowiednio wcześnie zaczniesz przygotowania, odpowiesz sobie na szereg pytań, zaplanujesz i wykonasz testy jesteś w stanie wykorzystać szansę jaką przy okazji daje Ci obowiązek rejestrowania faktur w KSeF.
Gdzie widzimy największy potencjał:
– możesz zwiększyć bezpieczeństwo przetwarzanych informacji poprzez większą kontrole nad uprawnieniami wewnątrz Firmy
- przemyślane nadawanie uprawnień pozwoli wyeliminować dostęp do wrażliwych informacji przez nieautoryzowane podmioty/osoby
– możesz usprawnić obieg dokumentów finansowych
- wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala oszczędzić czas
- w znacznym stopniu będziesz mógł zredukować potrzebę skanowania faktur w formie papierowej oraz ręcznego wprowadzania informacji do systemów finansowo-księgowych
– możesz zautomatyzować część Twoich procesów
- pozwoli Ci to na wyeliminowanie części kosztownych pomyłek
– możesz zweryfikować i ustawić tak nowe procesy fakturowania, żeby były optymalne dla Twojej Firmy
- zyskujesz czas na przećwiczenie nowych procesów, tak aby uniknąć pomyłek przy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych w momencie, kiedy będzie to obowiązkowe
Czy i jak możemy Ci pomóc
Czas płynie nieubłaganie i do obowiązkowego korzystania z e-faktury zbliżamy się wielkimi krokami.
Jeśli po przeczytaniu tego artykułu masz przeświadczenie, że warto by sprawdzić czy jakieś działania w przypadku Twojej firmy są wymagane, lub już wiesz, że potrzebujesz zacząć działać, zapraszamy do darmowej konsultacji z nami. Wspólnie z Tobą zastanowimy się jakie powinno być optymalne podejście do wdrożenia faktur ustrukturyzowanych i w jakim zakresie wymagane jest przeprowadzenie testów.
Najszybciej zrobisz to korzystając z SZYBKIEGO KONTAKTU.
