W coraz większych projektach IT skuteczne zarządzanie błędami staje się kluczowym elementem sukcesu projektów. W tym kontekście dobrze zaprojektowany dashboard raportujący defekty odgrywa istotną rolę w monitorowaniu stanu jakości testowanej aplikacji. Dashboard pomaga nam dostrzec zagrożenia związane z niską jakością kodu i tempem rozwiązywania problemów. W artykule omówimy, jak podejść do projektowania dashboardów, na co warto zwrócić szczególną uwagę, aby narzędzia, które zbudujemy były skuteczne, optymalne i dostarczały wartościowych informacji. Taka optymalizacja procesów przyczynia się do zwiększenia efektywności projektu.
Aby nasz dashboard był skuteczny i dostarczał wartościowych informacji należy skierować uwagę na wybór odpowiednich wskaźników kluczowych (KPI). Ważne jest, aby skupić się na danych, które są najbardziej istotne dla odbiorców oraz ważne dla celów projektu, unikając jednocześnie przeciążenia zbyt wieloma informacjami, które mogą rozpraszać uwagę. Wizualizacja danych powinna być intuicyjna – wykresy, tabele oraz graficzne odzwierciedlenie statusu i postępu są tutaj nieocenione. Analiza biznesowa tych danych, przeprowadzana na podstawie KPI i raportów, pozwala na trafniejsze podejmowanie decyzji i optymalizację działań w projekcie. Poniżej przedstawiamy klika propozycji raportów Power BI (Business Intelligence) dla defektów wraz z przykładem ich użycia i wartością dodaną do szybkiej analizy stanu projektu.
Arkusze raportu ze statusem defektów:
1. Dashboardy z wszystkimi defektami
Dashboardy ze statystykami zawierającymi wszystkie defekty otwarte i zamknięte, z możliwością dodatkowego filtrowania po wersjach, priorytetach, statusach, typie zgłoszenia (Bug/CR), komponencie, zakresie dat.
Wykresy kołowe i słupkowe przedstawiają rozkład defektów na priorytety, aplikacje/komponenty. Wykres słupkowy prezentujący KPI – Liczba bumerangów w podziale na aplikację/komponent, priorytet. Bumerang rozumiany jako sytuacja, gdy po dostarczeniu poprawki dany defekt wraca nierozwiązany skutecznie, do ponownej naprawy. Jest to istotny wskaźnik obrazujący skuteczność dostarczanych poprawek w danym obszarze.
Ten podstawowy raport w szybki sposób obrazuje ilości i stan defektów w danym priorytecie dla aplikacji/komponentu. Prezentacja tych danych na podstawie ilości defektów w danym statusie pozwala w czytelny sposób zidentyfikować obszary, dla których istnieje ryzyko nie zakończania prac w zakładanym harmonogramie. Raportowanie tych wyników umożliwia skuteczną identyfikację ryzyk oraz podjęcie działań naprawczych, aby poprawić jakość realizacji projektu.
2. Otwarte defekty na dashboardach
Statystyki zawężone wyłącznie do defektów otwartych. Dashboardy dodatkowo poszerzone o wykres słupkowy prezentujący liczbę defektów w podziale na priorytet, przypisane do poszczególnych zespołów: Testerzy, Analitycy, Administratorzy, Programiści, Dostawcy Zewnętrzni itd.
Dashboard – otwarte defekty
Dashboard pozwala zidentyfikować na podstawie ilości oraz priorytetów defektów przypisanych do danego zespołu, bądź komponentu potencjalne wąskie gardła w szybkości dostarczania skutecznych rozwiązań. Monitoring wyników w tym przypadku pozwala na dynamiczną ocenę wydajności zespołów i identyfikację potencjalnych problemów na wczesnym etapie.
3. Wszystkie defekty – szczegóły
Zestawienie tabelaryczne ze szczegółami defektów z możliwością filtrowania po zdefiniowanych kryteriach oraz eksportu do xls (Excel).
Niezbędny jest raport niezwykle przydatny przy omawianiu wykonanych prac dla naprawy defektów.
4. Dashboardy monitorujące tempo otwierania i zamykania defektów
Dashboard z wykresem na osi czasu prezentujący tempo zamykania oraz otwierania nowych defektów, a także trend prezentujący poziom aktualnie otwartych defektów. Wykres słupkowy prezentujący statystyki otwieranych i zamykanych defektów w rozbiciu na poszczególne miesiące oraz KPI będący stosunkiem % zamykanych do tworzonych defektów w danym miesiącu. Dodatkowy KPI prezentowany osobno w postaci słupków i wartości liczbowych to – średnia dzienna liczba otwieranych i zamykanych defektów w wybranym wykresie. Analogicznie jak każdy arkusz tutaj też możemy zaprojektować i wykorzystywać dowolne filtry, dzięki którym np. zawęzimy statystyki do okresu, który nas interesuje, czy weźmiemy pod uwagę np. tylko defekty z priorytetem krytycznym i wysokim. Wykresy osobno dla defektów zamykanych i otwieranych na osi czasu w perspektywie poszczególnych miesięcy, ale skupiające się, oprócz danych ilościowych, na KPI %, który skupia się na zmianie procentowej w odniesieniu do poprzedniego miesiąca. W zależności od specyfiki realizowanych inicjatyw oraz potrzeb w danej organizacji okresy czasu na wykresie mogą się odnosić również do długości sprintów, czy też przedstawiać perspektywę poszczególnych tygodni.
Dashboard – utworzone vs. zamknięte
Dzięki takiemu zestawieniu jesteśmy w stanie śledzić konwersje jakości testowanego rozwiązania. Ważnym punktem na wykresie trendu jest moment, gdy następuje przełamanie i z rosnącego trwale zmienia się on na malejący. Im bliżej końca harmonogramu Projektu tym ilość zamykanych defektów w odniesieniu do otwieranych powinna wzrastać tak aby na koniec inicjatywy nie było otwartych zgłoszeń.
5. Czas życia defektów na dashboardach
Wykresy słupkowe z rozbiciem na priorytet, prezentujące średni czas życia defektów. Jako uzupełnienie tabela z zestawieniem listy TOP najdłużej żyjących defektów posortowanej malejąco względem głównego KPI. Warte do rozważenia jest wykorzystanie KPI mierzącego wartość mediany zamiast czasu średniego. Przez co uzyskamy bardziej reprezentatywny i odporny na skrajne wartości obraz rzeczywistego czasu rozwiązywania problemów, minimalizując wpływ anomalii na ogólną ocenę.
Wykorzystując zdefiniowane filtry w łatwy sposób dostarczamy informacji o czasach naprawy defektów w poszczególnych obszarach/zespołach/komponentach, a co za tym idzie możliwość identyfikacji ryzyka oraz zaplanowania niezbędnych akcji, aby uniknąć opóźnień w dostarczeniu rozwiązania spełniającego kryteria jakościowe.
6. Dashboard terminowości poprawy defektów
Dashboard ze statystykami w postaci wykresów kołowych i słupkowych, których celem jest prezentacja jak poszczególne zespoły deweloperskie wywiązują się z deklaracji dotyczących terminów napraw defektów. Statystyki te mogą się odnosić do planowanych dat napraw dla konkretnych defektów, bądź też odnosić się do KPI na czas napraw defektów dla poszczególnych priorytetów, gdy mamy to uzgodnione na poziomie projektu, bądź organizacji.
Uzyskana w ten sposób informacja pozwala zidentyfikować obszary najbardziej problematyczne i podjąć analizę przyczyny problemu tak, aby w przyszłości nie występował. Jakość kodu, skomplikowanie wymagań, zależności między wymaganiami to przykładowe przyczyny problemu. W trakcie trwania projektu jest skutecznym narzędziem wspierającym egzekwowanie spodziewanych i deklarowanych czasów napraw defektów, a także identyfikację oraz mitygację ryzyk w poszczególnych zespołach.
Rola narzędzi raportowych – podsumowanie
Analogicznie, jak w przypadku raportu z postępem testów, rekomendujemy umieszczanie najważniejszych statystyk, które w kompleksowy sposób będą prezentowały status defektów oraz mogą posłużyć jako slajd do raportu na poziom zarządczy.
Mogą to być omawiane wyżej dashboardy – wykresy prezentujące statystyki dotyczące otwartych defektów, krzywe prezentujące tempo rozwiązywania defektów, trendy, KPI dotyczące czasu życia defektów oraz terminowości poprawek.
Analiza danych z tych dashboardów pozwala na skuteczniejsze podejmowanie decyzji, alokację zasobów oraz identyfikację ryzyk. Dzięki temu możliwe jest szybsze dostosowywanie działań w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby projektu, co przyczynia się do poprawy ROI.
Projektowanie narzędzi raportowych warto opierać na zasadach uniwersalności, elastyczności oraz możliwości ponownego wykorzystania w przyszłych inicjatywach. Zastosowanie takich rozwiązań pozwala zwiększyć efektywność zarządzania defektami oraz poprawić jakość realizowanych projektów.
Mamy nadzieję, że przedstawione w artykule informacje posłużą jako inspiracja oraz, że dashboardy w Państwa organizacjach będą jeszcze bardziej dopracowane.