Migracja do SAP S/4HANA: jak ograniczyć ryzyko migracji do nowego systemu ERP

Termin 2027 zbliża się szybciej, niż większość organizacji jest gotowa przyznać. SAP oficjalnie kończy standardowe wsparcie dla SAP ECC, a to oznacza, że firmy działające na tym systemie ERP stają przed kluczową decyzją: migracja do SAP S/4HANA lub pozostanie z systemem, który stopniowo traci wsparcie techniczne i możliwości rozwoju.

W tym przewodniku przeprowadzimy Cię przez wszystkie kluczowe aspekty migracji – od oceny, czy Twoja firma powinna działać już teraz, przez wybór odpowiedniego podejścia, aż po praktyczne wskazówki dotyczące zarządzania projektem i minimalizacji ryzyka.

Dlaczego migracja do SAP S/4HANA jest pilna (wsparcie do 2027/2030)

Zanim zagłębimy się w szczegóły techniczne, odpowiedzmy na najważniejsze pytanie: czy Twoja firma musi działać już teraz?

Oficjalne terminy zakończenia wsparcia

SAP ogłosił jasny harmonogram:

Kiedy firma powinna rozważyć migrację do SAP S/4HANA

Nie każda firma odczuwa presję migracji w tym samym stopniu. Poniżej opisane zostały typowe symptomy, które widzą zarządy i CFO, gdy obecny system ERP przestaje wspierać rozwój biznesu.

Brak skalowalności obecnego systemu

Jeśli Twoja organizacja doświadcza któregokolwiek z poniższych problemów, to wyraźny sygnał, że stary system wymaga wymiany:

• • Problemy wydajnościowe przy rosnącej liczbie dokumentów i transakcji
  • Długie czasy odpowiedzi przy złożonych raportach konsolidacyjnych
  • Trudności z rozliczeniami międzyspółkowymi w grupach kapitałowych
  • Przeciążone bazy danych, które spowalniają codzienne operacje

SAP S/4HANA działa na bazie danych SAP HANA in-memory, która przechowuje dane w pamięci operacyjnej zamiast na dysku. To fundamentalna zmiana, która poprawia efektywność operacyjną i skraca czas przetwarzania transakcji nawet o rząd wielkości.

Trudności z wykorzystaniem nowych technologii

Obecny SAP ERP może blokować transformację cyfrową Twojej firmy, jeśli napotykasz problemy z:

• • Integracją z IoT na produkcji
  • Wdrożeniem analityki predykcyjnej dla łańcucha dostaw
  • Robotyzacją procesów finansowo-księgowych (RPA)
  • Wykorzystaniem sztucznej inteligencji w planowaniu popytu

SAP S/4HANA to następca SAP ERP, który oferuje wbudowane możliwości AI i machine learning, niedostępne w starszych wersjach.

Problemy z raportowaniem i kontrolingiem

Czy Twój zespół finansowy skarży się na:

• • Długi czas generowania raportów zamknięcia miesiąca
  • Brak danych w czasie rzeczywistym dla zarządu
  • Silosy informacyjne między spółkami i działami
  • Konieczność ręcznego łączenia danych z różnych źródeł

Firmy, które przeprowadziły migrację, raportują nawet 50% szybsze zamknięcia miesiąca dzięki uniwersalnemu dziennikowi (Universal Journal), który zastępuje oddzielne moduły finansowe.

Rosnące wymogi regulacyjne

Polskie firmy stoją przed dodatkowymi wyzwaniami:

• • KSeF (Krajowy System e-Faktur) – obowiązkowy od 2026 roku
  • RODO – wymagania dotyczące przetwarzania danych osobowych
  • IFRS 16 – nowe standardy leasingu
  • Zmiany VAT – ciągłe aktualizacje przepisów podatkowych

Starsze systemy często nie radzą sobie z tymi wymogami bez kosztownych modyfikacji, podczas gdy SAP S/4HANA oferuje standardowe rozwiązania dla większości z nich.

Rosnące koszty utrzymania

Ostatnim, ale nie mniej ważnym czynnikiem są koszty:

• • Brak specjalistów znających starsze wersje SAP na rynku pracy
  • Rosnące stawki za wsparcie techniczne od SAP
  • Konieczność utrzymywania przestarzałej infrastruktury
  • Wysokie koszty rozwoju nowych funkcji na starej platformie

Podejście Greenfield: nowe wdrożenie od podstaw

Podejście Greenfield oznacza zbudowanie nowej instancji S/4HANA od zera, bez przenoszenia konfiguracji ze starego systemu. To jak budowa nowego domu zamiast remontu istniejącego.

Kiedy wybrać Greenfield:

• • Dużo modyfikacji w obecnym SAP ECC, które utrudniają konwersję
  • Konieczność uporządkowania i standaryzacji procesów w całej firmie
  • Fuzje lub przejęcia wymagające harmonizacji systemów
  • Chęć wykorzystania standardowych procesów SAP Best Practices

Greenfield oferuje większą elastyczność i możliwość pełnego przeprojektowania architektury, ale wymaga dużych nakładów czasu i zasobów. Wiąże się też z ryzykiem zakłóceń biznesowych podczas równoległych działań.

Podejście Brownfield: konwersja istniejącego systemu

Konwersja systemu (Brownfield) to techniczne przeniesienie istniejącego SAP ECC do S/4HANA z zachowaniem większości konfiguracji i danych historycznych.

Kiedy wybrać Brownfield:

• • Obecne procesy są dobrze dopasowane do potrzeb biznesu
  • Konieczność zachowania pełnej historii transakcji
  • Ograniczony budżet i krótkie terminy
  • Niska skłonność organizacji do głębokich zmian

Podczas konwersji system upraszcza model danych – na przykład agregując tabele takie jak MATDOC z wielu struktur ECC. Narzędzia SAP Readiness Check wskazują, że przeciętnie 20-30% adaptacji niestandardowego kodu wymaga przeróbek lub zastąpienia standardowymi funkcjami.

Podejście selektywne: elastyczny kompromis

Selective Data Transition (często nazywane też Bluefield) łączy elementy obu podejść. Pozwala na selektywne przenoszenie danych i procesów, dając możliwość oczyszczenia danych historycznych przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości działania.

Kiedy wybrać podejście selektywne:

• • Potrzeba harmonizacji między wieloma spółkami lub krajami
  • Chęć oczyszczenia danych (archiwizacja przestarzałych rekordów)
  • Etapowe wdrożenie – np. najpierw finanse, potem logistyka
  • Balans między innowacją a ciągłością

Według prognoz analityków, selektywne migracje stanowią już nawet 40% projektów i trend ten rośnie.

Kryteria wyboru podejścia

Przed podjęciem decyzji rozważ:

1. 1. Liczba spółek i krajów – im więcej, tym bardziej opłaca się Greenfield dla harmonizacji
   2. Stopień customizacji – dużo modyfikacji = trudniejsza konwersja
   3. Wymagania dotyczące historii danych – regulacje branżowe mogą wymuszać Brownfield
   4. Akceptowalny downtime – ile godzin/dni przestoju firma może znieść
   5. Budżet i terminy – ograniczenia finansowe często przesądzają

Zalecane jest wykonanie szczegółowej oceny gotowości do S/4HANA (SAP Readiness Check) oraz warsztaty biznesowo-techniczne z kluczowymi interesariuszami przed finalnym wyborem wariantu.

Faza migracji danych

To często najbardziej czasochłonna część projektu. Kluczowym wyzwaniem jest zapewnienie jakości i kompletności migrowanych danych.

Zakres danych historycznych:

• • Typowo 3-7 lat danych transakcyjnych
  • Pełne dane podstawowe (klienci, dostawcy, materiały, konta)
  • Salda otwarte i niezrealizowane zamówienia

Działania:

1. Czyszczenie danych źródłowych (duplikaty, nieaktywne rekordy)
2. Harmonizacja struktur między spółkami
3. Mapowanie do uproszczonych struktur S/4HANA
4. Próbne migracje (minimum 2-3 iteracje)
5. Weryfikacja i walidacja

Narzędzia SAP Data Services automatyzują procesy ETL (Extract, Transform, Load) i zapewniają precyzję w obliczu wyzwań, takich jak nadmierna ilość danych w systemach dziedziczonych.

Faza testów

Testowanie dominuje w harmonogramach migracji, zajmując niemal połowę czasu projektu. Automatyzacja jest kluczowa – narzędzia takie jak Tricentis LiveCompare skracają zakres i czas testów o około 85%.

Rodzaje testów:

• • Testy jednostkowe poszczególnych procesów
  • Testy integracyjne end-to-end
  • Testy wydajnościowe i obciążeniowe
  • Testy użytkowników (UAT) z udziałem właścicieli procesów
  • Symulacja zamknięcia miesiąca i roku w nowym systemie

Transformacja wymaga zatem gruntownego przygotowania i umiejętnej realizacji. Jak się do niej przygotować? Opierając się na naszym doświadczeniu w tej dziedzinie, spróbujemy podzielić się spostrzeżeniami i wskazówkami, które mogą ułatwić przejście firmy na SAP S/4HANA bez ryzyka unieruchomienia mechanizmów biznesowych.

Zautomatyzuj proces analizy ryzyka i nie próbuj testować całości kompleksowo

Migracja do SAP S/4HANA wymaga intensywnego testowania – niemal połowa czasu przeznaczonego na przejście do nowej wersji systemu związana jest z weryfikacją i zapewnianiem prawidłowego funkcjonowania po migracji. Na proces testowy należy zatem położyć szczególny nacisk.

Nie próbuj weryfikować “wszystkiego”. Dzięki zaawansowanym narzędziom, nie musisz już przygotowywać setek scenariuszy testowych pozwalających sprawdzić działanie całego systemu. Zdefiniuj optymalny zakres testów na podstawie analizy ryzyka migrowanych procesów i funkcjonalności. Przyspiesz analizę ryzyka poprzez jej automatyzację – w ten sposób zyskasz czas i pewność, że analiza została przeprowadzona kompleksowo i rzetelnie.

Jak to wygląda w praktyce? Aby określić zakres testów, powinniśmy w pierwszej kolejności zidentyfikować te obiekty w systemie SAP, na które migracja będzie miała wpływ. Ze względu na ogromny obszar danych do analizy warto ten etap prac zautomatyzować.

Z pomocą przychodzą nam rekomendowane przez producenta SAP nowoczesne rozwiązania, takie jak narzędzie LiveCompare firmy Tricentis.

LiveCompare korzysta z modeli sztucznej inteligencji. Dokonuje analizy aktualnego środowiska SAP i porównuje je z SAP S/4HANA. W ten sposób automatycznie ocenia wpływ procesu migracji do SAP S/4HANA na zaimplementowane w SAP procesy biznesowe. Analizie poddawane są zarówno bazowe funkcjonalności SAP, jak i wprowadzone modyfikacje.

LiveCompare automatycznie znajduje wszystkie punkty integracji z systemami zewnętrznymi i wskazuje, w których z nich występuje ryzyko przerwania komunikacji.

W kolejnym kroku określamy optymalny dla weryfikacji potencjalnych problemów produkcyjnych zakres testów. W ten sposób znacząco zmniejszamy nakład pracy, zachowując pewność miarodajnej oceny systemu.

LiveCompare ma jeszcze jedną zaletę. Wyniki przeprowadzonej analizy są prezentowane w postaci wykresów czytelnych zarówno dla działów IT, jak i zespołów biznesowych.

Z naszych doświadczeń wynika, że dynamika wdrażania nowego systemu SAP S/4HANA zależy od:

• • szybkości przeprowadzonych testów,
  • optymalizacji ich zakresu,
  • automatyzacji procesu testowego.

Tricentis podaje, że LiveCompare pozwala zredukować zarówno czas, jak i zakres testów nawet o około 85 %.

Automatyzuj testy metodą Model-Based Test Automation

Po analizie ryzyka i zdefiniowaniu optymalnego zakresu testów przechodzimy do ich realizacji. Producent SAP rekomenduje Tricentis Tosca jako najlepszy framework do automatyzacji testów  Dzięki zastosowanej w Tosca metodzie Model-Based Test Automation (MBTA) nie musimy programować każdego elementu skryptu testowego od podstaw.

Tosca “skanuje” interfejs użytkownika aplikacji, tworząc automatycznie, bez konieczności pisania kodu, modele testowanych systemów. W efekcie powstaje repozytorium, z którego możemy korzystać do budowy kolejnych testów. W ramach pojedynczego skryptu modele te można modyfikować tak, by były adekwatne do testowanej funkcjonalności. Przy czym zmiana w kodzie aplikacji wprowadzona do istniejącego modelu jest automatycznie propagowana do wszystkich powiązanych skryptów. W konsekwencji aktualizowane są wszystkie scenariusze testowe, co znacząco ułatwia utrzymanie testów.

Dodatkowym ważnym atutem Tricentis Tosca, mającym szczególne znaczenie dla testów regresji, jest jej uniwersalność – poza środowiskiem SAP narzędzie to obsługuje ponad 150 różnych technologii. Możliwa jest więc automatyzacja testów całości procesów biznesowych przechodzących przez różne systemy zewnętrzne – dla niemalże wszystkich aplikacji, stron internetowych, aplikacji mobilnych, czy baz danych. Według Tricentis wykorzystanie Tosca do automatyzacji testów regresji pozwala skrócić czas tych testów nawet o 75%.

Wybierz partnerów, którzy przeprowadzą migrację oraz sprawdzą, jak działa system po wdrożeniu 

Doświadczeni partnerzy podpowiedzą, kiedy i jak przeprowadzić migrację do SAP S/4HANA – przy optymalnym nakładzie sił i środków. Zapewnią także wsparcie techniczne i doradzą właściwe narzędzia. Dzięki pomocy specjalistów proces migracji odbędzie się szybko i sprawnie, a Twoje zespoły biznesowe nie będą zaabsorbowane sprawdzaniem poprawności działania nowego systemu. Unikniesz także konieczności przygotowywania nowych środowisk w celu skontrolowania punktów styku systemu SAP z aplikacjami zewnętrznymi.

Zyski osiągane za sprawą automatyzacji procesu testowego z wykorzystaniem technik i narzędzi rekomendowanych przez Soflab są wymierne. Odpowiednio przygotowana firma może dzięki automatyzacji zmniejszyć nakłady pracy poświęconej na testowanie nawet o 80%.

Wykorzystaj migrację systemu jako szansę rozwoju dla Twojej firmy

Automatyzacja niesie ze sobą konieczność uporządkowania i ustandaryzowania podejmowanych działań. Takie zmiany mogą mieć dobry wpływ na funkcjonowanie firmy.

Potraktuj migrację jako okazję do usprawnienia procesów biznesowych z jednej strony, z drugiej – do audytu całego systemu informatycznego. Jest to dobry moment na poznanie i oczyszczenie danych, a także dokładne sprawdzenie kodu. Wybierz obszary, które można zautomatyzować. Zaangażuj pracowników spoza działów IT, którzy na co dzień korzystają z systemu. W ten sposób łatwiej im będzie wdrożyć się w nowe rozwiązania i przekonać o ich skuteczności. 

Cutover i start produkcyjny

Przeprowadzenie przełączenia wymaga precyzyjnego planu:

• • Szczegółowy plan cutover: kroki godzinowe, odpowiedzialności, punkty kontrolne
  • Weekend go-live: działania konwersyjne przy minimalnym wpływie na biznes
  • Weryfikacja: salda, kluczowe raporty, integracje z systemami zewnętrznymi
  • Hypercare: intensywne wsparcie przez pierwsze 2-4 tygodnie po starcie

Bezpieczeństwo, zgodność i zarządzanie ryzykiem w migracji do SAP S/4HANA

Migracja dotyczy krytycznych danych finansowych, HR i logistycznych. Bezpieczeństwo i compliance muszą być zaplanowane od pierwszego dnia projektu, a nie dodane na końcu.

Analiza ryzyka obecnego środowiska

Przed migracją przeprowadź kompleksowe wsparcie w zakresie audytu:

• • Przegląd uprawnień i ról w obecnym systemie
  • Analiza integracji i punktów wymiany danych
  • Weryfikacja mechanizmów szyfrowania
  • Ocena procedur archiwizacji i backupu

Regulacje i standardy do uwzględnienia

W zależności od branży i specyficznych wymagań, weź pod uwagę:

Nowy model uprawnień

SAP S/4HANA wymaga przeprojektowania modelu ról i autoryzacji. Zasady, którymi należy się kierować:

• • Minimalne uprawnienia: użytkownik otrzymuje tylko niezbędne dostępy
  • Rozdział obowiązków (SoD): unikanie konfliktów uprawnień
  • Regularna recertyfikacja: okresowy przegląd przyznanych ról
  • Monitorowanie: śledzenie nietypowych aktywności

Testowanie bezpieczeństwa

Przed uruchomieniem produkcyjnym przeprowadź:

• • Testy penetracyjne systemu
  • Audyt konfiguracji bezpieczeństwa
  • Weryfikację logów i ścieżek audytowych
  • Testy przywracania kopii zapasowych
  • Symulację scenariuszy awaryjnych

Ciągłość biznesu

Niezawodność systemu po migracji zależy od właściwego planowania:

• • Plan awaryjny (BCP): procedury na wypadek problemów
  • Plan odtworzenia po awarii (DRP): scenariusze recovery
  • Symulacje: testy planów przed uruchomieniem produkcyjnym
  • Dokumentacja: jasne procedury dla zespołu wsparcia

Dane, ludzie i partner wdrożeniowy – czynniki sukcesu migracji

Nawet najlepiej zaprojektowana architektura techniczna nie zadziała, jeśli zaniedba się obszar danych, kompetencji pracowników i wybór partnera. To trzy filary, które decydują o powodzeniu każdego projektu.

Zarządzanie danymi

Wczesne rozpoczęcie czyszczenia danych to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie:

Co wymaga uwagi:

• • Duplikaty klientów i dostawców
  • Nieaktywne materiały i rekordy
  • Przestarzałe struktury organizacyjne
  • Niespójności między spółkami

Decyzje do podjęcia:

• • Ile lat historii biznesowej ma być przeniesione
  • Które dane archiwizować zamiast migrować
  • Jak harmonizować dane podstawowe

Eksperci rekomendują rozpoczęcie czyszczenia danych 6-12 miesięcy przed planowaną migracją.

Szkolenia i zarządzanie zmianą

Zwiększa efektywność wdrożenia tylko wtedy, gdy użytkownicy potrafią korzystać z nowego systemu. Program szkoleniowy powinien być dopasowany do ról:

Zaangażowanie biznesu

Sukces migracji zależy od aktywnego udziału biznesu:

• • Process owners: osoby odpowiedzialne za poszczególne procesy
  • Ambasadorzy zmian: liderzy opinii w kluczowych działach
  • Wsparcie zarządu: jasna komunikacja wewnętrzna o celach projektu
  • Dostępność: zarezerwowany czas na warsztaty i testy

Wybór partnera wdrożeniowego

Partner wdrożeniowy może przesądzić o sukcesie lub porażce projektu. Na co zwrócić uwagę:

Doświadczenie:

• • Projekty S/4HANA w podobnej branży
  • Referencje z ostatnich 2-3 lat (nie starsze!)
  • Znajomość polskich regulacji (KSeF, przepisy podatkowe)

Kompetencje:

• • Integracje chmurowe (SAP BTP, public cloud)
  • Płynną integrację z systemami zewnętrznymi
  • Zarządzanie zmianą i szkolenia

Podejście:

• • Metodyka projektowa (Agile, SAP Activate)
  • Model współpracy i rozliczenia
  • Gwarancje i SLA

Polskie firmy współpracujące z doświadczonymi partnerami osiągają usprawnione operacje i szybszy zwrot z inwestycji.

Transparentność projektu

Prowadź projekt w sposób przejrzysty na każdym etapie:

• • Regularne statusy (tygodniowe, miesięczne)
  • Mierzalne kamienie milowe
  • Zarządzanie budżetem i zakresem
  • Jasne zasady dla change requestów
  • Eskalacje i mechanizmy rozwiązywania problemów

Kluczowe wnioski

• • Terminy są realne: Koniec wsparcia dla SAP ECC w 2027/2030 to nie marketingowa presja, ale fakt wymagający planowania
  • Trzy podejścia do wyboru: Greenfield (nowe wdrożenie), Brownfield (konwersja), Selective (podejście hybrydowe) – każde ma swoje zastosowanie
  • Migracja to transformacja biznesowa: Wymaga zaangażowania całej firmy, nie tylko działu IT
  • Dane i ludzie decydują o sukcesie: Inwestycja w czyszczenie danych i szkolenia zwiększa efektywność operacyjną po migracji
  • Partner ma znaczenie: Wybierz doświadczonego partnera z referencjami w Twojej branży

Następne kroki

Jeśli Twoja organizacja działa na SAP ECC, czas zacząć działać. Oto rekomendowane pierwsze kroki:

Przeprowadź SAP Readiness Check – darmowe narzędzie SAP, które pokaże skalę wyzwań

1. Zorganizuj warsztaty z zarządem – ustal priorytety biznesowe i ograniczenia
2. Skontaktuj się z partnerami wdrożeniowymi – zbierz oferty i porównaj podejścia
3. Zaplanuj wstępny harmonogram – uwzględnij realistyczny czas na wszystkie fazy
4. Zadbaj o anonimizację danych – bezpieczeństwo danych to priorytet.

Migracja do SAP S/4HANA to inwestycja w przyszłość – w wydajność, innowacji i konkurencyjność Twojej firmy w dłuższej perspektywie. Im wcześniej zaczniesz planowanie, tym większe masz szanse na płynne przejście bez presji terminów i ograniczeń zasobów.