Migracja do SAP S/4HANA: 7 wskazówek, jak ograniczyć ryzyko migracji i zoptymalizować prace wdrożeniowe nowego systemu ERP

lis 20, 2020 | SAP

System SAP S/4HANA miał swoją premierę w 2015 roku. Nowy system do planowania zasobów przedsiębiorstwa (Enterprise Resource Planning) ma na celu dostosowanie ERP do usług chmurowych i przechowywania danych w chmurze (ang. Cloud). Głównym komponentem aktualizacji SAP jest unikalna technologia in-Memory Appliance. Umożliwia równoległe przetwarzanie danych w czasie zbliżonym do rzeczywistego. SAP S/4HANA wyróżnia wiele nowatorskich koncepcji związanych z uproszczeniem mechanizmów zarządzania zasobami i wykorzystania inteligentnej automatyzacji procesów biznesowych. Migracja do SAP S/4HANA diametralnie zmienia sposób działania organizacji, ale wdrożenie jest bardzo skomplikowanym przedsięwzięciem.

Dodatkową motywacją do przeprowadzenia migracji do SAP S/4HANA, jest informacja producenta o utrzymaniu wsparcia dla starszych wersji oprogramowania SAP tylko do 2027 roku.

W jaki sposób możemy świadomie przeprowadzić proces migracji do SAP S/4HANA bez ryzyka unieruchomienia mechanizmów biznesowych? Jak opracować optymalny scenariusz oraz przygotować plan i przeprowadzić weryfikację jakości całego procesu wdrożenia? Na podstawie własnych doświadczeń mamy kilka spostrzeżeń i rekomendacji, które przydadzą Ci się podczas tego przedsięwzięcia.

Podejdź metodycznie i skrupulatnie do migracji na SAP S/4HANA

Większość organizacji korzystających z rozwiązań SAP jest świadoma konieczności gruntownego przygotowania migracji do SAP S/4HANA. Mimo to badania pokazują, że aż 40% z firm, które podjęły taką próbę, nie doceniło złożoności całego procesu.

Migracja platformy ERP jest skomplikowanym wyzwaniem, które wymaga  opracowania kompleksowego i spójnego planu, a następnie jego dokładnej realizacji. Akcje podejmowane w ramach takiej migracji muszą być zoptymalizowane, tak aby zminimalizować ich wpływ na funkcjonowanie organizacji. 

Proces transformacji organizacji do SAP S/4HANA wymaga wiele wysiłku i jest raczej nieunikniony, jednak korzyści z przejścia do  nowego systemu są realne. Jeśli dobrze przygotujesz do niego swoją firmę, migracja odbędzie się sprawnie, oszczędzając przy okazji wiele problemów z nią związanych.

Migracja do SAP S/4HANA to coś więcej niż tylko projekt techniczny

Uruchomienie SAP S/4HANA to początek innowacyjnej transformacji. Aby wykorzystać w pełni możliwości tego systemu, potrzebne będą zmiany w sposobie działania organizacji. Potrzebna będzie optymalizacja i modyfikacja procesów biznesowych w takich działach jak finanse czy kontroling.

Ze względu na rozmiar i złożoność tych zmian weryfikacja czy nowe rozwiązania działają zgodnie z naszymi oczekiwaniami, jest skomplikowanym przedsięwzięciem. Z tego też powodu w miarę możliwości ograniczajmy ręczne testowanie zmian. W przeciwnym wypadku pracochłonność całego procesu wdrożenia będzie miażdżąca, a ryzyko opóźnień i wystąpienia błędów produkcyjnych duże.

Jak zatem podejść do migracji na SAP S/4HANA? Oto rekomendacje Soflab bazujące na naszym doświadczeniu, które zdobyliśmy, wspierając procesy migracji u Klientów. Ich realizacja przyspieszy działania oraz pozwoli wdrożyć nowy system bez utraty wizerunku i dodatkowych kosztów.

1. Zautomatyzuj proces analizy ryzyka i nie próbuj testować całości kompleksowo

Migracja do SAP S/4HANA wymaga intensywnych testów. Ponieważ proces testowania w całym zagadnieniu migracji jest bardzo pracochłonny (niemal połowa czasu poświęconego na migracje do SAP S/4HANA jest z nim związana), to właśnie na nim powinieneś skupić swoją uwagę. Wszystko po to, aby zawczasu odkryć potencjalne problemy, mogące pojawić się po wdrożeniu. W tym celu potrzebujesz setek scenariuszy pozwalających zweryfikować wszystkie wprowadzane zmiany.

Nie skupiaj się na weryfikacji „wszystkiego”. Zdefiniuj optymalny zakres testów na podstawie analizy ryzyka migrowanych procesów i funkcjonalności. Przyśpiesz analizę ryzyka poprzez jej automatyzację. Dzięki temu zyskasz czas oraz pewność, że została przeprowadzona kompleksowo i rzetelnie.

Jak to wygląda w praktyce? Aby określić zakres testów, powinniśmy w pierwszym kroku zidentyfikować obiekty w systemie SAP, na które migracja będzie miała wpływ. Ze względu na ogromny obszar danych do analizy warto ten zakres prac zautomatyzować.

Z pomocą przychodzą nam rekomendowane przez SAP nowoczesne rozwiązania takie jak framework do automatyzacji testów Tosca firmy Tricentis z modułem LiveCompare.

LiveCompare korzysta z modeli sztucznej inteligencji. Dokonuje analizy aktualnego środowiska SAP oraz porównuje je z SAP S/4HANA. W ten sposób automatycznie ocenia wpływ procesu migracji do SAP S/4HANA na zaimplementowane w SAP procesy biznesowe. Analizie poddawane są zarówno bazowe funkcjonalności SAP jak też wprowadzone modyfikacje.

LiveCompare automatycznie określa wszystkie punkty integracji z systemami zewnętrznymi i określa, w których miejscach ta komunikacja nie będzie działała po migracji.

W kolejnym kroku określamy optymalny zakres testów, który będzie wystarczający dla weryfikacji potencjalnych źródeł problemów produkcyjnych. Zoptymalizowany zakres testów wyeliminuje potrzebę dużych nakładów pracy.

Rys. 1. Okno narzędzia LiveCompare Źródło: materiały Tricentis

LiveCompare ma jeszcze jedną zaletę. Wyniki przeprowadzonej analizy są prezentowane w postaci podsumowań lub szczegółowych zestawień. Buduje to zaufanie zespołów biznesowych do zoptymalizowanych zakresów testów.

Rys. 2. Okno narzędzia LiveCompare firmy Tricentis

Z naszych doświadczeń wynika, że dynamika wdrażania nowego systemu SAP S/4HANA zależy od:

  • szybkości przeprowadzonych testów,
  • optymalizacji ich zakresu,
  • automatyzacji procesu testowego.

Firma Tricentis podaje, że LiveCompare pomaga klientom zoptymalizować liczbę testów SAP aż do 85%!

2. Automatyzuj testy metodą Model-Based Test Automation

Migracja do SAP S/4HANA wymaga automatyzacji testów. Wykorzystaj podejście, które nie wymusza programowania każdego elementu skryptu testowego od podstaw. Schemat działania oparty na Model-Based Test Automation (MBTA), wykorzystywany w Tosca, ułatwia budowę i utrzymanie skryptów automatycznych. Znacząco skraca czas ich przygotowania i aktualizacji nawet w przypadku dużej liczby skryptów.

Efektem zastosowania MBTA jest repozytorium modeli testowanych systemów. Budowa tego repozytorium odbywa się w Tosca w sposób automatyczny. Tosca wykorzystuje funkcjonalność „skanowania” interfejsu użytkownika aplikacji, bez konieczności pisania kodu. Z elementów  repozytorium utworzysz automatyczne skrypty testowe zrozumiałe dla pracowników biznesowych.

Modele mogą być używane w wielu skryptach. W ramach pojedynczego skryptu mogą być odpowiednio zmodyfikowane tak, aby dane wprowadzane były adekwatne do testowanej funkcjonalności.

Zmiana w kodzie aplikacji, wprowadzona do istniejącego modelu, jest automatycznie propagowana do wszystkich powiązanych skryptów. W konsekwencji aktualizowane są wszystkie scenariusze testowe, co znacząco upraszcza utrzymanie skryptów.

Framework Tricentis jest rekomendowany przez dostawcę SAP jako najlepsze narzędzie do automatyzacji testów. Bardzo ważnym dodatkowym atutem Framework Tricentis jest to, że  jest to narzędzie uniwersalne, które poza środowiskiem SAP obsługuje ponad 150 różnych technologii. Możliwa jest więc automatyzacja testów pełnych procesów biznesowych przechodzących przez różne systemy zewnętrzne. Jest to osiągalne dla niemalże wszystkich aplikacji, stron internetowych, aplikacji mobilnych, czy baz danych. Według Tricentis wykorzystanie Tosca do automatyzacji testów regresji pozwala skrócić czas tych testów nawet do 75%.

3. Testuj integrację jak najwcześniej – testy API

Migracja do SAP S/4HANA wymaga intensywnej weryfikacji interfejsów. Połóż nacisk na testy API (testy przeprowadzane w warstwie komunikatów) jeszcze przed realizacją testów procesów biznesowych. Jak najwcześniej weryfikuj komunikację wewnątrz środowiska SAP oraz komunikację z systemami zewnętrznymi. Oszczędzisz czas i koszty na kolejnych etapach testowania.

Z pomocą narzędzia Int4 IFTT, również polecanego przez producenta SAP, przetestujesz zarówno API warstwy integracji (SAP PO, SAP CPI), jak i funkcjonalne API w systemach SAP S/4HANA (SAP IDOC, SAP AIF itp.).

Podczas testów zweryfikujesz ostateczny wynik działania każdego z interfejsów i utworzone końcowe dokumenty biznesowe lub wykonane transakcje. Tym samym przetestujesz całą logikę zaimplementowaną po stronie backendu, uwzględniając wprowadzone modyfikacje własne.

Przygotowanie testów SAP API z pomocą Int4 IFTT jest szybkie i proste – narzędzie umożliwia wykorzystanie komunikatów pochodzących z systemu źródłowego (np. produkcyjnego) i ponowne ich uruchomienie na środowisku testowym po migracji. Dzięki temu rozwiązaniu, można uniknąć pracochłonnego nagrywania skryptów automatycznych.

4. Upraszczaj środowisko testów oraz wirtualizuj aplikacje zewnętrzne

Migracja do SAP S/4HANA stwarza zagrożenie dla ciągłości procesów biznesowych. Zapewnienie ciągłości tych procesów po aktualizacji systemu SAP dotyczy także aplikacji zewnętrznych, zintegrowanych z systemem ERP. Przejście na SAP S/4HANA wiąże się z przeprowadzeniem testów integracyjnych i weryfikacji “end-to-end” wszystkich procesów. Również procesów bazujących na zewnętrznym oprogramowaniu wykorzystywanym w działaniach biznesowych.

Rekomendowane powyżej narzędzia pozwolą ci oddzielić środowisko SAP od innych systemów, wirtualizując je podczas testów. Dzięki temu, możesz automatycznie przetestować procesy w SAP, bez konieczności zapewniania kompleksowego środowiska zintegrowanego. Zaoszczędzisz również bardzo dużo czasu i pieniędzy poprzez ograniczenie nakładu pracy zespołu.

Rys. 3. Mechanizm wirtualizacji środowiska SAP w procesie testowym. Źródło: materiały INT4IFTT

5. Wykorzystaj pipeline DevOps oraz metodyki zwinne (Agile)

Po wdrożeniu automatyzacji testów możesz uruchomić Continuous Testing, aby dostarczać wyniki swojej pracy nad migracją jeszcze szybciej i efektywniej. Testowanie ciągłe powinno być stałym elementem Continuous Delivery (CD) i Continuous Integration (CI).

Automatyzację testów przeprowadź na wczesnym etapie, a całe włączenie nowego systemu  zaplanuj małymi krokami. Pracując w sprintach, zyskasz lepszą kontrolę i szybciej zareagujesz na niespodziewane trudności. Łatwiej będzie również włączyć zespoły biznesowe do pracy nad migracją systemu.

Automatyzacja pozwala uruchamiać zestawy testów w dowolnym momencie, po każdej implementacji, bez konieczności angażowania zespołu biznesowego do powtarzalnych zadań.

6. Dobierz odpowiednich partnerów do przeprowadzenia migracji oraz weryfikacji jej wykonania

Doświadczeni partnerzy podpowiedzą, kiedy i jak przeprowadzić migrację na nowy system SAP S/4HANA oraz jak zoptymalizować pracę. Dodatkowo zapewnią wsparcie techniczne, dobór właściwych narzędzi. Dzięki temu, Twoje zespoły biznesowe nie będą zaabsorbowane sprawdzaniem poprawności działania nowego systemu, a proces migracji odbędzie się szybko i sprawnie. Ponadto, weryfikacja punktów styku środowiska SAP ze światem aplikacji zewnętrznych zostanie przygotowana bez konieczności zestawiania nowych środowisk.

Zyski osiągane za pomocą automatyzacji procesu testowego z wykorzystaniem działań i narzędzi rekomendowanych przez Soflab są policzalne. Przygotowanie firmy do procesu testowania automatycznego pozwala obniżyć nakład pracy nawet o 80%. 

Przykładem takiej udanej migracji do SAP S/4HANA jest producent samochodów HONDA.  Firmie udało się: 

  • zautomatyzować 70% działań w procesie migracji,
  • w ciągu zaledwie 5 tygodni, 
  • co pozwoliło zaoszczędzić prawie 700 godzin roboczych w porównaniu do testowania ręcznego. 

7. Wykorzystaj migrację systemu do usprawnienia i lepszej organizacji Twojej firmy

Automatyzacja zawsze niesie ze sobą konieczność ustandaryzowania podejmowanych działań. Takie zmiany niemal zawsze działają na korzyść organizacji i wpływają na transparentność transformacji.

Potraktuj migrację jako okazję do usprawnienia procesów biznesowych oraz wykorzystaj ją do poznania i oczyszczenia danych, a także do dokładnego audytu kodu. Wybierz opcje możliwe do zautomatyzowania. Zaangażuj w te działania pracowników spoza obszarów IT, a zyskasz pomoc osób, które na co dzień korzystają z systemu. Dzięki temu, zbudujesz ich zaufanie do nowych funkcji, które usprawnią ich pracę w systemie.  Za sprawą proponowanych rozwiązań uwolnisz swój zespół biznesowy od weryfikacji postępów prac migracyjnych.

Migracja do SAP S/4HANA: Podsumowanie

Migracja systemu ERP przypomina przeprowadzkę zawartości całego domu, a nawet i bloku mieszkalnego, w zupełnie inne miejsce, takie z nowoczesnym rozkładem przestrzennym oraz dodatkowymi elementami, których nie było w pierwotnej lokalizacji. W naszych czterech ścianach przez lata gromadzimy przedmioty, dostosowujemy umeblowanie i warunki zabudowy do możliwości lokalowych, adaptujemy wiele elementów w sposób unikalny, często zupełnie inny niż ich początkowe przeznaczenie.

Z systemami ERP używanymi w firmach przez długi okres jest bardzo podobnie. Użytkownicy systemu SAP doskonale wiedzą, jak dużo modyfikacji dokonuje się w kodzie tak, aby ułatwić funkcjonowanie organizacji. Działania biznesowe przedsiębiorstw wykraczają także poza system ERP, uruchamiając wiele aplikacji od dostawców spoza środowiska SAP.

Migracji do nowych systemów zazwyczaj towarzyszy duża presja oraz ograniczony czas. Oznacza to większe ryzyko wystąpienia problemów z zachowaniem biznesowej ciągłości procesów. Negatywnym efektem może być m.in. utrata przychodów, a nawet zaufania Klientów – w szczególności, jeśli błędy migracji będą wpływać na obsługę ich zleceń.

Dlatego zidentyfikowanie newralgicznych miejsc ma kluczowe znaczenie i powinno być priorytetem. Podobnie jak przy zmianie warunków mieszkalnych, trzeba świadomie zaplanować działania, zoptymalizować logistykę prac i wykorzystać całą gamę dostępnych narzędzi, po to aby po migracji funkcjonować bez przeszkód.

Trzymając się przykładu logistyki przeprowadzki, migracja systemu ma niewątpliwie taką przewagę, że może być maksymalnie wsparta procesem testowym, wykluczającym większość błędów. Firma Soflab wspiera ten element prac, czyniąc całą procedurę szybką, bezpieczną i przewidywalną. 

Polecamy również