RPA - Robotic Process Automation - człowiek z laptopem, który kontroluje prace botów

Co to jest RPA? Krok dalej niż automatyzacja: wszystko o Robotic Process Automation

 

Rozwój oprogramowania powoduje wzrost dostępnych aplikacji służących do obsługi wielu procesów biznesowych. Konieczność przełączania się pomiędzy nimi, logowania i pobierania danych jest czasochłonna i nużąca. Codzienne pokonywanie tych samych kroków niewymagających wielkiego zaangażowania intelektualnego jest sporym wysiłkiem. RPA oferuje możliwość automatyzacji interakcji pomiędzy narzędziami, które wykorzystujemy na co dzień w pracy.

Wszyscy pamiętamy z historii pojęcie rewolucji przemysłowej, która została zapoczątkowana w XVIII wieku i wiązała się z przejściem od gospodarki rolnej oraz produkcji w manufakturach do gospodarki opierającej się na mechanicznej produkcji fabrycznej.

Wraz z postępem technologii rozpoczął się proces automatyzacji i robotyzacji produkcji przemysłowej, czego efektem była rewolucja technologiczna w zakresie wytwarzania dóbr wszelkiego rodzaju.

Nowoczesne hale produkcyjne fabryk są wyposażone w maszyny, które bezobsługowo wytwarzają produkty, lakierują karoserie, montują fotele, mieszają składniki i wytwarzają pożywienie pakowane próżniowo przez roboty produkcyjne.

Rewolucja technologiczna przemysłu całkowicie zmieniła podejście do wytwarzania dóbr, zatrudnienia oraz procesów, jakie niesie za sobą współczesna produkcja. To był proces, który postępował latami, nie bez protestów społecznych związanych z drastyczną redukcją zatrudnienia.

Zmiany, które następują obecnie w obszarach pracy biurowej to efekt tego, że proces outsourcingu został maksymalnie wykorzystany, a co za tym idzie, szuka się możliwości dalszej optymalizacji procesów wewnątrz organizacji.

Firmy przechodzą na automatyzację ręcznych procesów biurowych

Robotyka tzw. zaplecza pozwala na kolejny etap działań zabezpieczający firmy przed brakiem pracowników biurowych, a także wyręcza wysokiej klasy specjalistów w pracach powtarzalnych i niedopasowanych do ich eksperckich umiejętności.

Robot się nie męczy, nie bierze wolnego i nie popełnia błędów. Nie poddaje się temu, co przytrafia się człowiekowi —  nie ulega rutynie związanej z monotonią powtarzalnych czynności. I chyba nikt nie ma złudzeń, że powrót do świata ręcznej produkcji w manufakturach może udać się tylko w specyficznym obszarze, związanym z produkcją dóbr luksusowych oraz markami premium.

Ten sam proces technologicznej zmiany, z którym mieliśmy (i nadal mamy, bo rozwój maszyn produkcyjnych wciąż ma miejsce) do czynienia w sektorze produkcji dóbr materialnych rozpoczyna się w sferze procesów biznesowych dla obszarów pracy umysłowej.

O ile widzimy i doceniamy wartość dóbr wytworzonych rękoma rzemieślnika, o tyle trudno będzie tę samą wartość docenić w kontekście pracy biurowej wykonanej przez wirtualnego robota, który w wielu obszarach wyręczy księgowego, specjalistę do spraw zatrudnienia, pracownika sklepu internetowego, bankowca czy też agenta ubezpieczeniowego.

Co to oznacza? Robotyzacja działań człowieka w przestrzeni wirtualnej za pomocą rozbudowanych algorytmów poprzez imitację jego zachowań nieodwracalnie przemodeluje nie tylko procesy biznesowe, ale i część zawodów obecnie funkcjonujących na rynku pracy.

Czym jest RPA?

RPA to zestaw algorytmów w specjalnie stworzonym oprogramowaniu, które integrują różne aplikacje i wyręczają człowieka w żmudnych i monotonnych czynnościach, które nie wymagają myślenia, a ciągle się powtarzają. Chodzi tu o takie działania, jak na przykład: przełączanie się pomiędzy aplikacjami, systemami (np. CRM -> ERP), logowanie się do systemu, pobieranie danych, kopiowanie itp.

RPA może automatycznie zalogować się do systemu, przejść całą ścieżkę związaną z eksploracją poszczególnych elementów aplikacji i wybrać z konkretnej lokalizacji informacje istotne dla zadania, które powinno zostać zrealizowane. Te same czynności może zrobić wielokrotnie w przypadku różnych kont, a następnie zebrane informacje połączyć z danymi z innych obszarów systemu lub innych systemów.

Nieważne czy jest to system ERP, CRM, czy po prostu strona internetowa z możliwością logowania. Robot zaloguje się do danego systemu, wykorzystując do tego interfejs użytkownika (GUI) w istniejącym oprogramowaniu (nie tworzy się specjalnych dedykowanych rozwiązań) i wykona te czynności, czyt. „przeklika”  system do obszaru, z którego potrzebujemy dane i je pobierze.

Innymi słowy, zrobotyzowana automatyzacja procesów to wykorzystywanie technologii umożliwiającej konfigurację oprogramowania lub logowania się do istniejących rozwiązań w celu modyfikowania, pobierania i przetwarzania danych w taki sam sposób jakby robił to pracownik.

Robotyzacja a automatyzacja

RPA to nowe podejście do automatyzacji procesów biznesowych. Technologia automatyzacji polega na programowaniu rozwiązań opierających się na interfejsach API i innych metodach integracji różniących się od siebie systemów.

Nie każde oprogramowanie dysponuje API do integracji z zewnętrznymi narzędziami. W szczególności dotyczy to przestarzałych systemów, na których wciąż pracuje wiele firm. Obsługa automatyzacji wymaga również udziału w całym procesie wykwalifikowanych programistów.

Różnica między robotyzacją (RPA) a automatyzacją polega na tym, że RPA działa na warstwie interfejsu użytkownika i jej działania naśladują w 100% pracę wykonywaną przez człowieka. RPA integruje różne aplikacje i oprogramowanie, z których korzystamy. RPA nie wymaga zaangażowania IT na tak wysokim poziomie, jak zaprojektowane rozwiązania automatyzacji oparte na wykorzystywaniu API.

Dodatkowo RPA ma tę zaletę, że może być personalizowane pod konkretnego użytkownika i na przykład „czytać” treści korespondencji mailowych, wyodrębniać z nich konkretne informacje oraz odpowiadać na nie z pełnym zachowaniem procedur bezpieczeństwa i poufności danych.

Starsze systemy i RPA

Poza wyżej wymienionymi przesłankami, które wydają się oczywiste, trzeba wziąć pod uwagę jeszcze jeden ważny aspekt. Jest wiele organizacji, które korzystają z przestarzałych rozwiązań technologicznych. Starsze systemy nie zapewniają integracji z nowymi narzędziami, dlatego skorzystanie z robotyzacji zapewnia płynne wykorzystanie zasobów, bez angażowania specjalistów.

Jak działa RPA

Istnieją trzy najważniejsze funkcje RPA:

  • screen scraping, czyli zautomatyzowana forma przeprowadzania transferu danych
  • AI – wykorzystanie sztucznej inteligencji
  • automatyzacja procesów

Oprogramowanie RPA może się uruchamiać automatycznie i czasowo na konkretnych etapach pracy, wyręczając pracownika w wybranych zadaniach. Drugą opcją jest „ręczne” uruchomienie działania RPA lub utrzymywanie modeli hybrydowych.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że istnieje podział na narzędzia do zrobotyzowanej automatyzacji procesów oraz na narzędzia klasy BPMS (ang. Business Process Management Suite). Jedną z najważniejszych cech dzielących te rozwiązania, jest fakt, że zastosowanie BPMS wymusza dokonanie modyfikacji w kodzie oprogramowania i przemodelowanie procesów jego działania.

Boty RPA korzystają z istniejących systemów w podobny sposób jak ludzie. Zaprogramowanie ich działania może obejmować takie czynności jak:

  • Uruchamianie i wykorzystanie dostępnych aplikacji za pomocą interfejsu użytkownika (logowanie, kopiowanie, tworzenie folderów, pobieranie korespondencji etc.);
  • Przegląd, przetwarzanie i uzupełnianie baz danych oraz łączenie się z systemowymi interfejsami API.

Chcesz zwiększyć efektywność działań i zmniejszyć koszty operacyjne?
Skontaktuj się w sprawie rozwiązań RPA dla Twojej firmy

Automatyzacja przetwarzania danych w RPA

Boty mogą dokonywać wielu czynności do tej pory realizowanych przez pracownika, takich jak wyodrębnianie danych z dokumentów i tworzenie z nich dokumentów w formie raportów, łączenie danych z wielu źródeł, przeprowadzanie obliczeń i wprowadzanie danych do formularzy.

Zalety RPA

Brak konieczności integracji

Boty RPA z reguły nie wymagają specjalnych integracji z oprogramowaniem organizacji. Wykorzystują skrining ekranu i interfejs fizycznego użytkownika.

Łatwe wdrożenie

Konfiguracja botów RPA podlega tym samym zasadom, co tworzenie makr i polega na rejestrowaniu naszych działań. Nowoczesne rozwiązania pozwalają już na automatyczną naukę bota na podstawie podglądu działań pracowników.

Elastyczność

RPA nie zastępuje bynajmniej czynności intelektualnych związanych z kognitywnymi działaniami, ale w znacznym stopniu może zautomatyzować spory wycinek rzeczywistości w pracy umysłowej.

RPA jest jak wirtualny agent, który przejmuje na siebie część obowiązków związanych z najbardziej powtarzalną i niechcianą częścią pracy umysłowej, a tym samym automatyzuje workflow.

Dzięki temu w takich obszarach jak księgowość, HR, sprzedaż przenoszenie dokumentów pomiędzy różnymi systemami nie zajmuje czasu zatrudnionych specjalistów.

W jakich obszarach stosować RPA?

Obszarami szczególnie wrażliwymi na robotyzację są takie działy, w których praca biurowa skupia się na obsłudze procesów biznesowych z wykorzystaniem różnego oprogramowania do przetwarzania dużych ilości danych (przede wszystkim arkuszy obliczeniowych) i aplikacji oraz korzystaniem z systemów klasy ERP, aktualizowaniem danych w CRM.

Często zapotrzebowanie na takie rozwiązania pojawia się w firmach po procesie przejęcia lub łączenia w ramach fuzji przedsiębiorstw, gdy systemy używane w łączonych organizacjach różnią się od siebie.

Gdy mamy na myśli konkretne obszary przedsiębiorstw to za zapotrzebowaniem na robotyzację procesów biznesowych mamy do czynienia w szczególności w:

  • Księgowości
  • Kontrolingu
  • Kadrach (HR)
  • Działach sprzedaży
  • Działach prawnych

 W pracy mierzysz się z powtarzalnymi i żmudnymi zadaniami, które Twój zespół wykonuje ręcznie
– skorzystaj z pomocy specjalistów od RPA

Koszt RPA

Uruchomienie botów wiąże się z poniesieniem kosztów związanych z zaprojektowaniem RPA na potrzeby konkretnego problemu oraz pisaniem oprogramowania. Podstawowymi kosztami będą działania związane z:

  • Zaprojektowaniem RPA
  • Stworzeniem oprogramowania do RPA
  • Licencją
  • Implementacją narzędzia RPA oraz szkolenia
  • Utrzymaniem i modyfikacje związane ze zmieniającymi się wymaganiami

Prawidłowe zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie robota jest kluczową kwestią, bo praca wykonywana przez roboty bazuje na zdefiniowanych regułach biznesowych. Robot wymaga precyzyjnych instrukcji i nie dostosuje się samodzielnie do zmian, które mogą wystąpić np. w związku z drobnymi zmianami w systemach.

Choć często inicjatorem wdrożenia RPA jest konkretny obszar biznesowy (np. dział operacyjny, HR, finanse lub zamówienia), to dobrze byłoby, aby odbywało się to w porozumieniu i współpracy z działem IT.

RPA ma często wpływ na całą firmę i podobnie jak inne rozwiązania IT powinno podlegać okresowym audytom i przeglądom. Takie podejście przyjmujemy również w metodyce stosowanej w Soflab Technology przy automatyzacji procesów biznesowych.

schemat metodyki wdrażania RPA w Soflab Technology

Korzyści z uruchomienia RPA

Poza oszczędnością czasu oraz uwolnieniem zasobów ludzkich od mało motywujących zajęć dzięki RPA otrzymujemy szybszy dostęp do informacji z mniejszą ilością błędów generowanych przez ludzi. Bezpośrednio przekłada się to na podniesienie jakości pracy wewnątrz organizacji oraz wzrost satysfakcji klientów zewnętrznych.

Praca robotów może trwać nieustannie oraz być wykonywana dużo szybciej niż działania ludzi, ponieważ w środowisku związanych z dużym wolumenem danych człowiek zawsze będzie poruszał się wolniej od stworzonego w tym celu algorytmu.

Zwrot z inwestycji w RPA

ROI trzeba liczyć indywidualnie dla konkretnej organizacji, która zdecydowała się na wprowadzenie zautomatyzowanych algorytmów w formie bootów naśladujących pracę ludzi. RPA może objąć swoim działaniem zarówno czynności weryfikujące poprawność danych, jak i działania kreujące nową wartość: dokumenty, raporty, szablony oraz porównania różnych danych uprzednio automatycznie pobranych z różnych baz danych.

Podsumowanie

Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów to na razie cicha rewolucja gospodarcza, która zdobywa kolejne obszary biznesu. Z perspektywy czasu może być nie mniejszym wydarzeniem niż rewolucja technologiczna w przemyśle. To jest jeden kluczowych i przełomowych etapów w optymalizacji i rozwoju gospodarki biznesowej. Kto pierwszy zacznie implementować rozwiązania RPA, ten na polu biznesowym pozostawi konkurencję daleko w tyle.

W całym procesie przechodzenia na częściowo zrobotyzowane środowisko biurowe należy pamiętać, że jakość zaprojektowanej robotyzacji odgrywa kluczową rolę, dlatego warto od razu pracować nad takim rozwiązaniem z doświadczonymi profesjonalistami.

Dobra świadomość tego, co i jak oraz z czyją pomocą zamierzamy poddawać robotyzacji, jest krytycznym wymogiem przed przystąpieniem do tworzenia i implementacji takich rozwiązań w przedsiębiorstwie (choćby dlatego, aby nie implikować niepotrzebnie drogich narzędzi).

Należy również dokładnie przeanalizować sytuację, w której znajdzie się nasza organizacja, gdy z jakiegoś powodu działanie RPA zostanie wstrzymane, a także zdefiniować prawdopodobne punkty, w których rozwiązanie RPA może generować błędy. W obu kryzysowych sytuacjach ważne jest opracowanie procedur testowania i działania.

Rozwiązania, jakie dostarcza w tym aspekcie Soflab Technology w postaci Soflab RMS (Robot Management System) nie ogranicza się tylko do funkcji narzędzia RPA, ale również zawiera całą sprawdzoną metodykę wdrażania rozwiązań RPA w organizacjach.

Jeśli interesuje Cię zwiększenie wydajności, redukcja kosztów lub borykasz się z problemem integracji danych z różnych źródeł, skontaktuj się z nami.

 Zapytaj o specjalną ofertę dla Ciebie